Logiciel Qualiopi pour organisme de formation

Pourquoi utiliser un logiciel Qualiopi ?

Qualiopi impose aux organismes de formation de prouver la qualité de leurs actions : traçabilité des processus, suivi des indicateurs, questionnaires de satisfaction, gestion des non-conformités, plan d’actions, veille, etc. Sans outil adapté, ces exigences deviennent vite ingérables.

VisioFormation agit comme un logiciel Qualiopi dédié : il structure vos données, automatise les collectes de preuves et vous accompagne tout au long de la vie de votre certification (audit initial, audit de surveillance, re-certification).

Fonctionnalités clés de notre logiciel Qualiopi

• Cartographie des processus Qualiopi : formalisation de vos procédures, documents associés, responsabilités.
• Gestion centralisée des preuves : stockage des preuves par indicateur, par action de formation, par session.
• Questionnaires automatiques : envoi automatique des enquêtes de satisfaction stagiaire, formateur, client.
• Suivi des indicateurs qualité : tableaux de bord, taux de satisfaction, taux de complétion, réclamations.
• Gestion des non-conformités : enregistrement, plan d’actions, suivi des corrections, historique.
• Traçabilité complète pour l’audit : accès rapide aux preuves par critère, par indicateur, par session.
• Documents Qualiopi générés automatiquement : conventions, convocations, attestations, rapports.
• Veille réglementaire et pédagogique : suivi des actions de veille et preuves associées.
• IA Qualiopi intégrée : assistance pour rédiger vos procédures, plans d’actions et réponses aux auditeurs.

Les avantages d’un logiciel Qualiopi pour votre OF

• Préparation d’audit sans stress : vous savez à tout moment où vous en êtes sur chaque indicateur.
• Gain de temps énorme : moins d’Excel, moins de dossiers papier, tout est centralisé.
• Réduction du risque de non-conformité : alertes, rappels et plans d’actions structurés.
• Image professionnelle : un système qualité clair, démontrable et rassurant pour vos clients.
• Conformité durable : vous ne travaillez plus « pour l’audit », mais avec un système qualité vivant.

Cas d’usage de VisioFormation comme logiciel Qualiopi

1. Préparer l’audit initial Qualiopi

Vous créez votre cartographie de processus, rattachez vos preuves par indicateur et consolidez vos questionnaires de satisfaction. Le jour J, vous retrouvez l’ensemble depuis un seul écran, par critère ou par action de formation.

2. Piloter l’audit de surveillance

Le logiciel suit l’évolution de vos indicateurs, vos réclamations, vos non-conformités et vos plans d’actions. Vous pouvez montrer à l’auditeur une amélioration continue et non un simple dossier figé.

3. Gérer plusieurs sites ou activités

Si vous êtes multi-sites ou multi-activités, VisioFormation vous permet de filtrer vos preuves et indicateurs par entité. Vous pouvez ainsi démontrer la conformité pour l’ensemble de votre périmètre audit.

Retours d’organismes de formation certifiés Qualiopi

« Nous avons préparé notre audit Qualiopi avec VisioFormation. Toutes nos preuves étaient centralisées par indicateur, l’auditeur a été impressionné par la clarté de notre système qualité. Le logiciel nous a fait gagner un temps énorme. »

« Grâce à l’automatisation des questionnaires de satisfaction et au suivi des non-conformités, nous avons une vision en temps réel de la qualité. L’outil est devenu le cœur de notre démarche Qualiopi. »

FAQ – Logiciel Qualiopi

Un logiciel Qualiopi est-il obligatoire ?

Non, mais il devient quasiment indispensable dès que vous avez plusieurs formations, plusieurs sessions ou plusieurs sites. Sans outil, la gestion des preuves et indicateurs se fait à la main et devient très chronophage.

VisioFormation couvre-t-il uniquement Qualiopi ?

Non. VisioFormation est à la fois un logiciel de gestion pour organisme de formation (CRM, sessions, facturation, e-learning) et un véritable logiciel Qualiopi (qualité, preuves, indicateurs, audits).

Est-ce adapté aux CFA et aux petits OF ?

Oui, le logiciel est utilisé par des organismes de formation de toutes tailles, des structures unipersonnelles aux CFA avec plusieurs centaines d’apprenants.

Puis-je être accompagné pour mettre en place mon système Qualiopi ?

Oui, nous proposons un accompagnement et des modèles prêts à l’emploi (processus, procédures, questionnaires, automatisation) pour démarrer plus vite et sécuriser vos audits.