Créer une session de formation est une étape essentielle dans la gestion d’un organisme de formation. Une bonne organisation permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs administratives et de proposer une expérience fluide aux apprenants, aux entreprises et aux formateurs.

Avec un logiciel pour organisme de formation comme Visioformation, la création d’une session est simple et structurée. Toutes les informations sont centralisées dans une seule plateforme afin de faciliter la gestion administrative, pédagogique et financière.

Dans cet article, découvrez étape par étape comment créer une session de formation sur Visioformation et exploiter toutes les fonctionnalités du logiciel.

Pourquoi utiliser un logiciel pour organisme de formation ?

Avant de découvrir le processus de création d’une session, il est important de comprendre pourquoi un logiciel de gestion pour organisme de formation est devenu indispensable.

Un logiciel spécialisé permet notamment de :

·         centraliser toutes les informations ;

·         automatiser les tâches administratives ;

·         gérer les apprenants, les entreprises et les financeurs ;

·         créer les documents automatiquement ;

·         suivre les formations ;

·         gérer les plannings ;

·         simplifier la facturation.

Grâce à cette organisation, les organismes de formation gagnent un temps précieux tout en réduisant les risques d’erreurs.

Étape 1 : Ajouter les utilisateurs dans Clients & Financeurs

Avant de créer une session de formation, il est recommandé de créer les différents utilisateurs dans le module Clients & Financeurs.

Vous pouvez notamment ajouter :

·         les entreprises clientes ;

·         les particuliers ;

·         les apprenants ;

·         les financeurs.

Cette étape permet de constituer une base de données complète qui pourra être réutilisée dans toutes les futures formations.

Chaque utilisateur n’est créé qu’une seule fois et peut ensuite être affecté à plusieurs sessions de formation.

Étape 2 : Créer le programme de formation

Une session de formation est toujours créée à partir d’un programme.

Le programme est créé dans :

Bibliothèque → Programmes

Le programme contient notamment :

·         le titre de la formation ;

·         les objectifs ;

·         le contenu pédagogique ;

·         la durée ;

·         les modalités ;

·         les informations générales.

L’avantage est qu’un même programme peut être utilisé autant de fois que nécessaire pour créer différentes sessions.

Par exemple, une formation réalisée chaque mois utilisera toujours le même programme sans qu’il soit nécessaire de le recréer.

Cette méthode permet un gain de temps important et garantit une parfaite cohérence entre toutes les sessions.

Étape 3 : Créer une nouvelle session de formation

Une fois le programme créé et les utilisateurs enregistrés, vous pouvez créer une nouvelle formation.

La création est très rapide.

Il suffit de :

·         sélectionner le programme ;

·         renseigner la date de début ;

·         renseigner la date de fin.

Toutes les autres informations sont automatiquement reprises depuis le programme.

Il n’est donc pas nécessaire de recopier les objectifs, le contenu ou les informations pédagogiques.

Cette automatisation constitue l’un des principaux avantages d’un logiciel pour organisme de formation comme Visioformation.

Étape 4 : Ajouter le formateur

Une fois la session créée, il faut désigner le ou les formateurs.

Avant cela, le formateur doit avoir été ajouté dans l’onglet Formateurs.

Il pourra ensuite être affecté à la session en quelques clics.

Cette centralisation permet également de réutiliser facilement le même formateur dans plusieurs formations.

Étape 5 : Ajouter les apprenants

L’étape suivante consiste à inscrire les apprenants.

Plusieurs possibilités existent :

·         sélectionner un apprenant déjà présent dans la base de données ;

·         créer directement un nouvel apprenant depuis la formation ;

·         rattacher l’apprenant à son entreprise lorsqu’il ne s’agit pas d’un particulier.

Cette flexibilité permet de gérer aussi bien les formations inter-entreprises que les formations intra-entreprises ou les inscriptions individuelles.

Étape 6 : Gérer la facturation correctement

La partie financière est une étape importante lors de la création d’une session.

Visioformation permet de générer automatiquement les factures depuis l’onglet Finance.

Il est donc essentiel de bien renseigner les montants selon votre mode de facturation.

Cas n°1 : Facturation à prix fixe pour l’entreprise

Si la formation est facturée à un prix global défini à l’avance, indépendamment du nombre d’apprenants :

·         laissez le champ Prix vide pour chaque apprenant ;

·         indiquez le montant global uniquement sur la fiche de l’entreprise.

Le logiciel générera alors une facture unique destinée à l’entreprise, correspondant au forfait convenu.

Cas n°2 : Facturation dépendante du nombre d’apprenants

Si le montant total de la formation dépend du nombre de clients ou d’apprenants inscrits :

·         renseignez le prix sur chaque fiche apprenant ;

·         laissez le champ Prix vide sur la fiche entreprise.

Le logiciel calculera automatiquement le montant total en fonction du nombre de participants et générera une facture globale pour l’entreprise.

Cette distinction est importante pour garantir une facturation correcte et éviter les erreurs de calcul ou de répartition des coûts.

Ajouter un financeur

Dans certaines situations, un organisme finance tout ou partie de la formation.

Visioformation permet d’ajouter un ou plusieurs financeurs directement dans la session.

Il est ensuite possible :

·         d’associer le financeur au client ;

·         de financer la totalité de la formation ;

·         ou seulement une partie du montant.

Cette gestion simplifie le suivi financier des dossiers et s’adapte aux différents modes de financement de la formation professionnelle.

Étape 7 : Planifier les séances de formation

Une fois les participants ajoutés, il reste à organiser le planning.

Visioformation propose trois méthodes différentes.

1. Planifier directement sur le calendrier

Il suffit de cliquer sur le calendrier pour créer les créneaux de formation.

Cette méthode est idéale pour construire rapidement un planning personnalisé.

2. Utiliser les champs situés sous le calendrier

Sous le calendrier, différents champs permettent de renseigner les horaires, les dates et les informations des séances.

Cette méthode convient parfaitement lorsque le planning est déjà défini.

3. Générer automatiquement le planning avec l’agent IA

Visioformation intègre un agent d’intelligence artificielle capable d’aider à créer le planning de la formation.

Cette fonctionnalité permet de gagner du temps et facilite l’organisation des sessions.

Personnaliser les couleurs du planning

Pour améliorer la lisibilité, il est possible de modifier les couleurs des créneaux.

Chaque organisme peut utiliser ses propres codes couleurs afin de distinguer facilement :

·         les différents formateurs ;

·         les types de séances ;

·         les modules ;

·         les salles ;

·         ou toute autre organisation interne.

Cette personnalisation rend le planning beaucoup plus agréable à consulter.

Étape 8 : Générer les documents automatiquement

Une fois la session complètement configurée, tous les éléments sont prêts pour produire les documents nécessaires.

Depuis l’onglet Conventions & Documents, l’organisme peut envoyer les documents liés à la formation, qui sont disponibles par défaut dans la plateforme.

Ces modèles sont déjà prêts à l’emploi, mais l’organisme de formation peut également les modifier selon ses besoins ou en ajouter de nouveaux afin de les adapter à son fonctionnement.

Cette flexibilité, combinée à l’automatisation, réduit considérablement les manipulations administratives et garantit une meilleure cohérence entre les informations de la session et les documents produits.

Automatiser les envois grâce aux circuits d’automatisation

Pour aller encore plus loin, Visioformation permet de lancer des circuits d’automatisation.

Ces circuits peuvent envoyer automatiquement différents documents aux bonnes personnes selon l’avancement de la formation.

L’organisme de formation gagne ainsi un temps considérable tout en limitant les oublis.

Cette fonctionnalité améliore également la qualité du suivi des apprenants, des entreprises et des formateurs.

Les avantages de créer une session avec Visioformation

En utilisant Visioformation comme logiciel pour organisme de formation, vous bénéficiez de nombreux avantages :

·         création rapide des sessions ;

·         réutilisation automatique des programmes ;

·         gestion centralisée des apprenants, entreprises et formateurs ;

·         gestion simplifiée des financeurs ;

·         planification flexible ;

·         assistance par intelligence artificielle ;

·         génération automatique des documents ;

·         automatisation des envois ;

·         facturation intégrée ;

·         réduction des tâches administratives.

Toutes ces fonctionnalités permettent de gagner du temps tout en améliorant l’organisation de votre organisme.

Simplifiez la création de vos sessions de formation

Créer une session de formation ne devrait jamais être une tâche complexe. Grâce à Visioformation, chaque étape est pensée pour être simple, rapide et sécurisée : de la création du programme à la planification, en passant par la gestion des apprenants, des entreprises, des financeurs et de la facturation.

En centralisant toutes ces fonctionnalités dans une seule plateforme, Visioformation permet aux organismes de formation de réduire leur charge administrative, d’éviter les erreurs et de consacrer davantage de temps à leur cœur de métier : former et accompagner les apprenants.

Choisir un logiciel de gestion pour organisme de formation comme Visioformation, c’est faire le choix d’une solution complète, évolutive et conçue pour simplifier durablement le quotidien des équipes.

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