Passeport de prévention : Comment simplifier vos déclarations en 2026 avec VisioFormation ?

Depuis septembre 2025, les organismes de formation ont l’obligation de déclarer certaines de leurs formations en santé et sécurité au travail dans le Passeport de prévention. En 2026, cette obligation s’étend, se précise, et surtout, elle s’accompagne d’une nouveauté attendue : la possibilité d’importer ses déclarations en masse, via un fichier CSV, plutôt que de les saisir une par une.

Pour un organisme de formation qui délivre plusieurs dizaines, voire plusieurs centaines d’attestations chaque trimestre, cette évolution change concrètement la charge de travail administrative. Encore faut-il savoir comment construire ce fichier, et surtout, comment éviter de repartir de zéro à chaque déclaration.

C’est précisément sur ce point que VisioFormation, logiciel de gestion tout-en-un pour organismes et centres de formation, peut apporter une aide concrète : en centralisant les données de vos formations et de vos apprenants, la plateforme permet de préparer plus facilement les informations nécessaires à votre déclaration, avant leur import sur le portail officiel du Passeport de prévention.

Qu’est-ce que le Passeport de prévention ?

Le Passeport de prévention est un service numérique créé par la loi n° 2021-1018 du 2 août 2021 pour renforcer la prévention en santé au travail. Géré par la Caisse des Dépôts pour le compte du ministère du Travail, il vise à centraliser, pour chaque actif, l’ensemble des attestations, certificats et diplômes obtenus en matière de santé et sécurité au travail (SST). Vous pouvez consulter à tout moment le portail officiel du Passeport de prévention pour suivre l’actualité du dispositif.

Concrètement, il met en relation trois catégories d’acteurs :

• les travailleurs, titulaires du passeport, qui pourront à terme consulter directement leur historique de formations SST ;

• les employeurs, qui déclarent les formations dispensées en interne et peuvent vérifier celles déclarées par les organismes de formation ;

• les organismes de formation, qui déclarent les formations SST qu’ils ont délivrées pour le compte d’un employeur ou d’un stagiaire.

Le déploiement du dispositif se fait progressivement : l’espace des organismes de formation est ouvert depuis le 28 avril 2025, celui des employeurs depuis le 16 mars 2026, et les travailleurs pourront à leur tour consulter leur propre passeport à partir du 16 novembre 2026.

Quelles déclarations doivent effectuer les organismes de formation ?

Depuis le 1er septembre 2025, tout organisme de formation a l’obligation légale de déclarer, dans le Passeport de prévention, les formations en santé et sécurité au travail qu’il a délivrées et qui répondent aux critères d’éligibilité du dispositif. Les modalités précises de ces déclarations sont fixées par le décret n° 2025-748 du 1er août 2025. Le périmètre exact des formations concernées dépend de leur catégorie (formations réglementées, formations liées à une habilitation, financement public, etc.) : en cas de doute sur une formation en particulier, le simulateur de déclaration mis à disposition par l’administration permet de vérifier au cas par cas si elle doit être déclarée, et selon quel délai.

Ce qui change en 2026

Le calendrier de déploiement du Passeport de prévention a été précisé et ajusté par le décret n° 2026-496 du 12 juin 2026, qui modifie le décret initial du 1er août 2025 et prolonge la période transitoire jusqu’au 31 décembre 2026. Voici ce qui s’applique concrètement aux organismes de formation cette année :

• Jusqu’au 30 juin 2026, seule une partie des formations devait être déclarée (formations réglementées et formations liées à une habilitation ou une autorisation de l’employeur, dites catégories 1 et 2).

• Depuis le 1er juillet 2026, les organismes de formation doivent déclarer l’ensemble des formations SST éligibles, et non plus seulement ce périmètre restreint.

• Pour le délai de déclaration, les règles diffèrent selon la période de réalisation de la formation : les formations dispensées entre le 1er septembre et le 31 décembre 2025 doivent être déclarées avant le 30 septembre 2026 ; les formations dispensées entre le 1er janvier et le 31 décembre 2026 doivent être déclarées dans les six mois suivant la fin du trimestre au cours duquel elles se sont terminées (ou, pour un justificatif de réussite, au cours duquel débute sa validité) ; à partir du 1er janvier 2027, le régime définitif s’appliquera, avec un délai ramené à trois mois.

• Depuis le 16 mars 2026, les employeurs disposent eux aussi de leur propre espace de déclaration. Comme le rappelle Service-Public.fr, ils bénéficient, dans le cadre de ce régime transitoire prolongé, d’un délai de neuf mois pour effectuer leurs déclarations.

• Depuis le 9 juillet 2026, une nouvelle fonctionnalité d’import en masse des déclarations dans le Passeport de prévention est disponible pour les organismes de formation comme pour les employeurs, en remplacement de la saisie manuelle formation par formation.

Cette dernière évolution est particulièrement utile pour les organismes qui gèrent un volume important de stagiaires ou de sessions, puisqu’elle évite de renseigner un formulaire en ligne pour chaque déclaration.

L’import en masse : une évolution importante pour les organismes de formation

Avant cette évolution, chaque déclaration devait être saisie individuellement depuis l’espace personnel du Passeport de prévention. Pour un organisme délivrant de nombreuses attestations, notamment lors de sessions réunissant plus de 50 stagiaires, ce fonctionnement représentait une charge de travail répétitive difficilement compatible avec une activité de formation à grande échelle.

L’import en masse répond directement à cette difficulté : il permet de déposer, en une seule opération, les données de plusieurs déclarations à la fois, sous la forme d’un fichier structuré. Selon la page officielle consacrée à cette fonctionnalité, ce système « permet aux organismes de formation et aux employeurs de déposer leurs données depuis leur espace, via un fichier au format CSV », un format « simple d’utilisation et compatible avec les logiciels tableur (type Excel) », qui « leur permet également d’automatiser leurs exports de fichiers depuis leurs outils de gestion internes ».

C’est précisément cette dernière possibilité (exporter les données depuis un outil de gestion interne plutôt que les ressaisir) qui rend un logiciel comme VisioFormation particulièrement pertinent dans ce contexte, comme nous le détaillerons plus loin.

Comment fonctionne l’import par fichier CSV ?

Le portail officiel du Passeport de prévention décrit un fonctionnement en trois étapes pour les organismes de formation :

1. Choisir le type de déclaration (attestation de formation ou justificatif de réussite) et télécharger la trame CSV dédiée aux organismes de formation.

2. Compléter le fichier avec les données requises (identification de l’organisme, du stagiaire, de la formation, dates, etc.), puis l’importer depuis son espace déclaratif.

3. Vérifier le statut de traitement du fichier importé (traité avec succès, traité avec erreurs ou rejeté), corriger si nécessaire, puis réimporter le fichier corrigé.

Le fichier CSV doit respecter une structure précise, propre au Passeport de prévention. C’est pourquoi construire ce fichier « à la main », colonne par colonne, pour chaque session, reste une opération fastidieuse si les données ne sont pas déjà organisées de façon cohérente dans l’outil de gestion de l’organisme.

Le problème de la ressaisie manuelle pour les organismes de formation

Dans de nombreux organismes, les informations nécessaires à une déclaration (identité du stagiaire, intitulé exact de la formation, dates de session, type de justificatif délivré) existent déjà quelque part : dans un logiciel de gestion, un tableur de suivi, ou les documents administratifs générés lors de la formation. Le risque, en l’absence d’outil adapté, est de devoir reconstituer ces informations une seconde fois, spécifiquement pour la déclaration au Passeport de prévention, avec les erreurs de saisie et la perte de temps que cela implique.

Ce constat n’est pas propre au Passeport de prévention : c’est un problème classique de gestion administrative dès qu’une même information doit être ressaisie dans plusieurs systèmes qui ne communiquent pas entre eux, un sujet que nous avions déjà abordé en détail dans notre article sur la façon de réduire les tâches administratives d’un organisme de formation. Plus le nombre de stagiaires et de sessions augmente, plus cette ressaisie manuelle devient un frein réel, en particulier pour les CFA et les organismes qui délivrent un grand nombre de formations réglementées en SST (habilitations électriques, CACES, SST, travail en hauteur, etc.).

Comment VisioFormation simplifie la gestion du Passeport de prévention

VisioFormation, logiciel de gestion pour organismes et centres de formation, intègre une fonctionnalité dédiée à cette problématique. L’objectif n’est pas de se substituer au Passeport de prévention lui-même, mais de faciliter la préparation des données en amont, avant leur import sur le portail officiel.

Centraliser les informations de formation

Les informations nécessaires à une déclaration (apprenant, formation, dates, type de justificatif) sont déjà présentes dans VisioFormation dès lors qu’une session a été créée et gérée dans l’outil, parmi l’ensemble des fonctionnalités de VisioFormation dédiées à la gestion administrative. Cette centralisation évite d’avoir à retrouver ces informations dans plusieurs fichiers ou documents séparés au moment de préparer une déclaration.

Générer les données nécessaires

Plutôt que de reconstituer manuellement chaque ligne d’un fichier de déclaration, VisioFormation permet d’exploiter directement les données déjà enregistrées pour une formation ou une session, en s’appuyant sur les informations renseignées lors de la gestion courante de l’activité.

Préparer plus rapidement le fichier destiné au Passeport de prévention

À partir de ces données, VisioFormation permet de générer un fichier destiné à faciliter l’import dans le Passeport de prévention. Ce point mérite d’être précisé clairement : VisioFormation prépare et génère les données nécessaires, mais l’import du fichier et le dépôt de la déclaration restent une action effectuée par l’organisme de formation directement sur le portail officiel du Passeport de prévention. VisioFormation ne transmet pas la déclaration à la place de l’organisme.

Réduire les ressaisies et gagner du temps

En évitant de reconstruire un fichier de déclaration à partir de zéro pour chaque session ou chaque trimestre, l’organisme réduit à la fois le temps consacré à cette tâche et le risque d’erreur de saisie. Cette logique rejoint celle que nous détaillons dans notre article dédié à l’automatisation de la gestion administrative d’un organisme de formation.

Exemple concret d’utilisation

Prenons l’exemple d’un organisme de formation ayant délivré, sur un trimestre, une trentaine de sessions de formation SST (habilitations électriques, SST, CACES) auprès de plusieurs centaines de stagiaires au total.

Processus manuel : le responsable administratif doit, pour chaque session, retrouver la liste des stagiaires, vérifier les dates exactes, identifier le type de justificatif délivré (attestation ou justificatif de réussite), puis reporter ces informations dans le fichier CSV attendu par le Passeport de prévention, en respectant scrupuleusement le format demandé. Pour plusieurs centaines de déclarations, ce travail représente plusieurs heures, avec un risque d’erreur qui augmente avec le volume de données à recopier.

Processus facilité avec VisioFormation : les informations relatives à chaque session (stagiaires, dates, type de formation, justificatifs) sont déjà centralisées dans l’outil, puisqu’elles ont été renseignées lors de la gestion courante de l’activité. L’organisme peut ainsi s’appuyer sur ces données déjà disponibles pour préparer plus rapidement le fichier destiné à l’import en masse, plutôt que de le reconstituer manuellement formation par formation. Il reste ensuite à importer ce fichier depuis son espace déclaratif sur le portail officiel, puis à vérifier le statut de traitement, exactement comme le prévoit la procédure du Passeport de prévention.

Pourquoi anticiper dès maintenant ?

Depuis le 1er juillet 2026, l’obligation de déclaration pour les organismes de formation ne se limite plus à un périmètre restreint : elle couvre désormais l’ensemble des formations SST concernées par le dispositif. Pour un organisme qui n’a pas encore structuré sa façon de collecter et d’organiser ces informations, le volume de déclarations à traiter peut rapidement devenir difficile à absorber en fin de trimestre.

Anticiper, c’est notamment s’assurer que :

• les informations nécessaires à une déclaration (identité du stagiaire, dates, type de justificatif) sont bien renseignées au moment de la formation, et non reconstituées après coup ;

• l’organisme sait où et comment retrouver ces informations rapidement au moment de préparer une déclaration ;

• le processus de préparation du fichier de déclaration ne repose pas sur une seule personne, ni sur une ressaisie manuelle répétée à chaque trimestre.

Structurer dès maintenant sa façon d’automatiser la gestion d’un organisme de formation permet d’aborder cette échéance de manière plus sereine, sans attendre la fin du trimestre pour découvrir l’ampleur du travail à fournir. Plus largement, centraliser et automatiser ces démarches s’inscrit dans l’évolution de la gestion des organismes de formation en 2026, où les outils numériques permettent de réduire les ressaisies et de mieux maîtriser les obligations administratives.

Conclusion

Le Passeport de prévention s’impose progressivement comme une obligation à part entière pour les organismes de formation délivrant des formations en santé et sécurité au travail. Avec l’élargissement du périmètre de déclaration depuis juillet 2026 et l’arrivée de l’import en masse par fichier CSV, la gestion de ces déclarations gagne en simplicité, à condition de disposer de données de formation déjà bien organisées.

C’est précisément l’un des rôles que peut jouer un logiciel de gestion comme VisioFormation : en centralisant les informations de vos sessions, de vos apprenants et de vos justificatifs, la plateforme facilite la préparation des données nécessaires à vos déclarations, avant leur import sur le portail officiel du Passeport de prévention.

Vous souhaitez découvrir comment VisioFormation peut vous accompagner dans la préparation de vos déclarations au Passeport de prévention ?

 

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