CRM et gestion commerciale
Centralisez prospects, entreprises et contacts. Suivez vos opportunités commerciales, devis, tâches et échanges sans utiliser un CRM séparé de votre activité formation.
Logiciel organisme de formation
Le logiciel de gestion pour organisme de formation qui centralise tout votre OF
VisioFormation est une solution complète conçue pour les organismes de formation, CFA et professionnels de la formation qui souhaitent gérer leur activité commerciale, administrative, pédagogique et réglementaire depuis une seule plateforme. Automatisez vos processus, simplifiez Qualiopi, gérez vos sessions, vos apprenants, vos formateurs, votre facturation et votre e-learning sans multiplier les logiciels.
Qualiopi
CRM
Automatisations
Émargement
Facturation
E-learning
IA intégrée
Gestion commerciale
Prospects, clients, devis et relances
Gestion administrative
Sessions, documents et automatisations
Gestion pédagogique
Évaluations, e-learning et suivi
Gestion qualité
Qualiopi, satisfaction et indicateurs
Votre organisme de formation, de A à Z
Prospect → Devis → Convention → Inscription →
Formation → Émargement → Évaluation →
Attestation → Facturation
Une seule plateforme
Commercial, administratif et pédagogique
Utilisateurs illimités
Formateurs et apprenants sans multiplication des coûts
Automatisations
Réduisez les tâches administratives répétitives
Support humain
Un accompagnement réactif au quotidien
Gestion d'un organisme de formation
Pourquoi utiliser un logiciel pour organisme de formation ?
Piloter un organisme de formation ne consiste plus seulement à créer des sessions et inscrire des apprenants. Il faut suivre les prospects, établir les devis et conventions, planifier les formateurs, recueillir les signatures, gérer les questionnaires, suivre la qualité, respecter Qualiopi, facturer les clients et financeurs, produire des indicateurs et parfois proposer des formations en ligne.
Un logiciel gestion centre de formation comme VisioFormation permet de centraliser ces opérations afin d'éviter les fichiers Excel dispersés, les doubles saisies, les documents oubliés et les nombreuses tâches manuelles qui ralentissent les équipes.
Cycle complet de formation
Gérez le parcours complet, du prospect à la facture
VisioFormation accompagne chaque étape du fonctionnement d'un organisme de formation dans un environnement unique.
1
Prospects & CRM
2
Devis & propositions
3
Conventions & contrats
4
Inscriptions
5
Planification
6
Convocations
7
Émargements
8
Évaluations
9
Attestations
10
Facturation & suivi
Fonctionnalités
Un logiciel de gestion pensé pour les besoins réels des organismes de formation
VisioFormation réunit dans un même logiciel les outils nécessaires à la gestion quotidienne d'un organisme de formation.
Gestion des sessions
Créez vos formations, planifiez les dates, affectez les formateurs, gérez les lieux, entreprises, financeurs et apprenants puis retrouvez toutes les informations dans la fiche session.
Documents administratifs
Gérez les conventions, contrats, convocations, attestations et autres documents nécessaires au fonctionnement administratif de votre organisme.
Émargement électronique
Simplifiez le suivi de présence avec des signatures électroniques et QR codes pour vos apprenants et formateurs.
Qualiopi et qualité
Centralisez les questionnaires, évaluations, preuves, statistiques et éléments nécessaires au pilotage de votre démarche qualité.
Devis et facturation
Créez vos devis et factures, suivez les règlements et gérez la facturation de vos entreprises, particuliers et financeurs.
Bilan pédagogique et financier
Exploitez les informations déjà présentes dans votre logiciel pour faciliter la préparation et le suivi de votre BPF.
LMS et e-learning
Proposez des contenus pédagogiques numériques avec vidéos, modules, quiz, évaluations et contenus SCORM au sein de votre environnement de formation.
Intelligence artificielle
Utilisez l'IA pour accélérer certaines tâches pédagogiques et réglementaires : contenus, évaluations, supports, déroulés pédagogiques et assistance Qualiopi.
✓
Convention générée
✓
Convocation envoyée
✓
Formateur affecté
✓
Apprenants inscrits
✓
Documents centralisés
Gestion administrative
Réduisez les tâches administratives autour de chaque formation
La gestion administrative représente une part importante du temps consacré au fonctionnement d'un organisme de formation. VisioFormation rassemble les informations liées aux entreprises, apprenants, formateurs et sessions afin de réduire les saisies multiples et les oublis.
- Centralisation des dossiers de formation
- Gestion des entreprises et financeurs
- Gestion des apprenants et formateurs
- Planification des sessions et créneaux
- Gestion des documents administratifs
- Suivi des signatures et documents manquants
- Historique des actions et communications
Automatisation
Automatisez les processus répétitifs de votre organisme de formation
L'un des objectifs de VisioFormation est de permettre aux équipes de consacrer moins de temps aux tâches répétitives. Les circuits d'automatisation permettent d'enchaîner différentes actions selon le fonctionnement de votre organisme.
L'automatisation peut notamment intervenir sur les communications, documents, questionnaires, signatures et relances nécessaires au suivi des formations.
VisioFormation permet également d'automatiser votre organisme de formation grâce aux circuits d'automatisation, aux relances automatiques et à l'intelligence artificielle.
01 — Création / inscription à une formation
02 — Documents administratifs
03 — Convocations et informations
04 — Émargements et questionnaires
05 — Relances si une action manque
06 — Attestations et suivi final
Qualiopi
Un logiciel pour simplifier votre organisation Qualiopi
La conformité Qualiopi nécessite de conserver des preuves, d'évaluer les prestations, de suivre la satisfaction des parties prenantes et d'améliorer ses processus.
VisioFormation aide les organismes de formation à centraliser les informations nécessaires à cette démarche qualité afin de limiter la dispersion des documents entre plusieurs outils.
- Questionnaires pré-formation
- Évaluations pendant la formation
- Questionnaires post-formation
- Questionnaires de satisfaction à chaud
- Suivi des réponses et statistiques
- Relances automatiques
- Suivi des conventions et contrats non signés
- Centralisation des éléments qualité
- Fonctions d'assistance Qualiopi par intelligence artificielle
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Questionnaire pré-formation
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Évaluation des acquis
✓
Satisfaction apprenant
✓
Satisfaction donneur d'ordre
✓
Statistiques qualité
Émargement
Suivez les présences et signatures sans feuilles papier
Le logiciel permet de digitaliser le suivi des présences des apprenants et des formateurs. Les émargements sont associés aux créneaux de formation afin de conserver un suivi clair de chaque session.
- Signature électronique
- Émargement par QR code
- Suivi par créneau de formation
- Identification des signatures manquantes
- Relances et automatisations associées
Évaluations
Centralisez évaluations, questionnaires et satisfaction
Créez et envoyez vos évaluations depuis la même plateforme que celle utilisée pour gérer vos sessions.
- Évaluations de positionnement
- Quiz et QCM
- Évaluations pédagogiques
- Évaluations à chaud et à froid
- Rapports et statistiques de satisfaction
✓
Devis
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Factures
✓
Acomptes
✓
Suivi des règlements
✓
Facturation électronique
Gestion financière
Devis, factures et suivi financier des formations
Évitez de ressaisir les informations déjà présentes dans votre logiciel de formation au moment de facturer. VisioFormation associe la partie financière aux dossiers et sessions concernés.
- Création des devis
- Création des factures électroniques
- Gestion des acomptes
- Suivi des paiements
- Suivi des factures en retard
- Relances automatiques
- Gestion de la facturation électronique
- Gestion des entreprises et financeurs
BPF
Facilitez la préparation du Bilan pédagogique et financier
Une bonne gestion du BPF commence par une donnée correctement structurée tout au long de l'année. En centralisant les formations, apprenants, entreprises, financeurs, statuts et éléments financiers, VisioFormation facilite l'exploitation des données nécessaires au pilotage réglementaire de votre organisme de formation.
LMS & e-learning
Ajoutez la formation en ligne sans séparer l'administratif du pédagogique
VisioFormation permet également aux organismes de proposer une expérience pédagogique numérique dans le même écosystème que celui utilisé pour gérer les formations.
- Création de cours e-learning
- Modules pédagogiques
- Vidéos et ressources
- Quiz et évaluations
- Contenus SCORM
- Suivi de la progression
- Génération de contenus avec l'IA
▶
Module vidéo
✓
Quiz pédagogique
SC
Contenu SCORM
IA
Génération par intelligence artificielle
Intelligence artificielle
L'IA au service de la pédagogie et de la conformité
L'intelligence artificielle intégrée à VisioFormation ne se limite pas à un assistant conversationnel. Elle intervient sur plusieurs tâches concrètes de l'organisme de formation.
Déroulés pédagogiques
Accélérez la création et la structuration de vos déroulés pédagogiques grâce à l'IA.
Supports de formation
Générez des supports PowerPoint à partir de vos programmes et contenus pédagogiques.
Évaluations
Créez plus rapidement vos évaluations pré-formation, post-formation et pendant la formation.
Audit Qualiopi
Utilisez l'intelligence artificielle comme assistance dans votre préparation et votre analyse Qualiopi.
E-learning
Accélérez la création de contenus et modules pédagogiques pour vos formations en ligne.
Productivité
Automatisez davantage les tâches qui demandent habituellement du temps aux équipes pédagogiques.
Pour qui ?
Une solution adaptée à plusieurs profils de professionnels de la formation
Centralisez votre activité et automatisez les tâches administratives liées aux formations.
Gérez vos apprenants, équipes, dossiers et activités pédagogiques depuis un environnement structuré.
Réduisez le temps consacré à l'administratif afin de vous concentrer davantage sur la formation.
Organisez les sessions, intervenants, apprenants et documents sans multiplier les outils.
Choisir son logiciel
Comment choisir un logiciel de gestion pour organisme de formation ?
Le bon logiciel ne doit pas uniquement permettre de créer une session. Il doit s'intégrer au fonctionnement global de votre organisme et limiter le nombre d'outils nécessaires au quotidien.
| Critère | Pourquoi c'est important | VisioFormation |
|---|---|---|
| Gestion administrative | Centraliser les sessions, documents, apprenants et formateurs. | Intégrée |
| Qualiopi | Faciliter la gestion des évaluations, satisfactions et preuves. | Intégrée |
| Automatisation | Éviter les nombreuses actions répétitives et les oublis. | Circuits d'automatisation |
| CRM | Suivre les prospects et clients avant même la création d'une formation. | Intégré |
| Émargement | Digitaliser la preuve de présence. | Signature électronique et QR code |
| Facturation | Éviter de ressaisir les informations administratives. | Devis, factures, suivi et automatisations |
| E-learning | Proposer des parcours numériques dans le même environnement. | LMS intégré |
| Intelligence artificielle | Accélérer certaines tâches pédagogiques et réglementaires. | IA intégrée |
| Support | Pouvoir obtenir rapidement une réponse lorsqu'un blocage intervient. | Accompagnement humain |
Avantages
Pourquoi centraliser la gestion de son organisme de formation ?
Moins de doubles saisies
Les informations déjà renseignées restent disponibles pour les différentes étapes administratives et pédagogiques.
Moins d'oublis
Centraliser documents, signatures, évaluations et relances permet d'avoir une vision plus claire des actions restantes.
Une meilleure visibilité
Retrouvez rapidement les informations liées à vos sessions, apprenants, formateurs, entreprises et financeurs.
Une gestion plus fluide
Évitez de passer en permanence d'un logiciel à un autre pour gérer une même formation.
Plus d'automatisation
Automatisez les tâches qui suivent des processus réguliers et prévisibles.
Plus de temps pour la formation
Réduisez le poids de l'administratif pour consacrer davantage de temps aux clients et à la pédagogie.
Témoignages
Des organismes de formation utilisent VisioFormation au quotidien
Après de nombreuses recherches pour automatiser mes flux administratifs, j'ai choisi VisioFormation notamment pour l'amélioration continue de l'outil, sa complétude, la disponibilité des interlocuteurs et son tarif stable.
J'ai pris le temps de comparer plusieurs solutions et VisioFormation s'est clairement démarqué. L'accompagnement représente un véritable facilitateur dans notre gestion administrative.
Client VisioFormation
En tant que CFA, je suis très satisfaite de ce logiciel. Il est adapté aussi bien aux organismes de formation qu'aux CFA. L'équipe est très réactive et l'outil est fluide et simple à prendre en main.
L'automatisation de nombreuses tâches allège considérablement notre charge de travail. C'est un logiciel efficace et complet.
Cliente CFA
Questions fréquentes
FAQ sur les logiciels pour organismes de formation
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion pour organisme de formation ?
Un logiciel de gestion pour organisme de formation est une solution
permettant de centraliser les principales tâches liées à l'activité
formation : gestion des clients, apprenants, formateurs, sessions,
documents administratifs, émargements, évaluations, facturation,
qualité et reporting.
Quel logiciel choisir pour gérer un organisme de formation ?
Le choix dépend notamment de votre volume de formations, de votre
organisation et des fonctionnalités dont vous avez besoin.
Il est généralement préférable de choisir une solution capable
de centraliser l'administratif, la qualité, la facturation et le
pédagogique afin de limiter les doubles saisies et les connexions
entre plusieurs logiciels.
VisioFormation est-il adapté à Qualiopi ?
VisioFormation propose de nombreuses fonctions utiles à la gestion
de la démarche qualité : questionnaires, évaluations, satisfaction,
statistiques, relances automatiques, suivi documentaire et outils
d'assistance dédiés à Qualiopi.
Peut-on gérer les émargements avec VisioFormation ?
Oui. VisioFormation permet de gérer le suivi des présences et
signatures des participants et formateurs, notamment avec
l'émargement électronique et les QR codes.
Le logiciel permet-il de créer des devis et des factures ?
Oui. La partie financière permet de gérer les devis, factures,
acomptes, règlements et différentes opérations liées à la
facturation des formations.
VisioFormation dispose-t-il d'un LMS ?
Oui. VisioFormation intègre des fonctionnalités e-learning
permettant de créer et diffuser des contenus pédagogiques,
quiz, vidéos, modules et contenus SCORM.
L'intelligence artificielle est-elle intégrée au logiciel ?
Oui. Plusieurs fonctionnalités utilisent l'intelligence
artificielle pour aider les organismes à créer des contenus
pédagogiques, évaluations, déroulés pédagogiques, supports,
contenus e-learning et à travailler sur certains sujets Qualiopi.
VisioFormation convient-il aux CFA ?
Oui. VisioFormation peut être utilisé par différents types
de structures de formation, notamment les organismes de formation,
CFA et professionnels souhaitant centraliser leur gestion
administrative et pédagogique.
VisioFormation
Centralisez la gestion de votre organisme de formation dans une seule plateforme
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