Convention, convocation, attestation, feuille d’émargement, certificat de réalisation, politique de confidentialité : un organisme de formation produit et envoie une quantité importante de documents. Les refaire à la main pour chaque session prend du temps et multiplie les risques d’erreur ou d’oubli, sans compter l’harmonisation de la présentation.
Cet article présente l’onglet Documents de VisioFormation, un logiciel pour organisme de formation. Nous passons en revue les modèles disponibles, la gestion du modèle par défaut, les balises de la page Politiques et les éléments d’identité visuelle (entête, pied de page, cachet, signature).
Pourquoi travailler avec des modèles
Un modèle bien conçu répond à trois objectifs :
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gagner du temps : le document se prépare à partir des informations déjà saisies ;
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rester cohérent : même présentation, mêmes mentions pour tous les documents ;
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sécuriser les mentions : l’organisme garde la main sur son contenu et peut l’adapter quand sa pratique évolue.
Cette logique s’inscrit dans la démarche d’automatisation de la gestion administrative.
L’onglet Documents : sept sous-onglets
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Sous-onglet |
Contenu |
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Politiques |
Politique de confidentialité, conditions générales de vente, règlement intérieur |
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Pour les clients |
Conventions, contrats et autres documents |
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Pour les formateurs |
Modèles destinés aux intervenants |
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Pour les apprenants |
Convocation, certificat, attestations, émargement, programme |
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Pour les factures |
Modèles de facture |
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Certification |
Image de fond du certificat |
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Entête et autre |
Entête, pied de page, cachet et signature |
Les modèles pour les apprenants
La page « Modèles des documents pour les apprenants » liste, par type de document, les modèles disponibles.
Modèles de documents pour les apprenants dans le logiciel
On y trouve notamment :
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la convocation (versions Originale et Beta) ;
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le certificat de réalisation ;
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l’attestation DPC ;
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l’admissibilité VAE ;
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l’attestation d’assiduité ;
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la feuille d’émargement ;
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le programme de formation ;
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un type « Autre document », par exemple les résultats des évaluations.
Pour chaque modèle, trois actions sont possibles : Voir / Modifier, Supprimer, et un interrupteur Par défaut. Le bouton « Ajouter un nouveau modèle » en tête de chaque catégorie permet de créer une variante. Le modèle par défaut est celui qui sera utilisé automatiquement ; vous pouvez donc conserver plusieurs versions et choisir celle qui s’applique.
Les modèles pour les clients
Côté clients, la page propose le même fonctionnement pour la convention entreprise, le contrat particulier, le contrat VAE, la feuille d’émargement collectif et la catégorie « Autre document », qui accueille par exemple une autorisation de droit à l’image ou d’enregistrement. Pour comprendre comment ces documents s’intègrent au quotidien, voir notre article sur la création d’une session de formation.
La page Politiques : des balises à glisser-déposer
La page Politiques permet de rédiger et mettre à jour la politique de confidentialité et les conditions générales de vente, et de téléverser le règlement intérieur. Elle propose un éditeur de texte complet et une série de balises paramétrées à glisser-déposer : nom, adresse, ville, SIREN, SIRET, code APE/NAF, NDA, téléphone, email, représentant, RIB, forme de société, site web, signature et date du jour.
Page Politiques du logiciel avec balises à glisser-déposer et éditeur
Le principe : au lieu de retaper les informations de l’organisme dans chaque document, vous insérez une balise qui sera remplacée par la donnée correspondante. En cas de changement d’adresse ou de représentant, la mise à jour se fait à la source. Pour les aspects de protection des données, voir aussi la page dédiée à la conformité RGPD.
Entête, pied de page, cachet et signature
La page « Entête et autre » regroupe les éléments d’identité de l’organisme : l’entête, le pied de page (par exemple avec le numéro de SIRET et la déclaration d’activité), ainsi que le cachet et la signature, à téléverser sous forme d’images (1 Mo maximum). Ces éléments se retrouvent ensuite sur vos documents, ce qui garantit une présentation homogène.
La page Certification fonctionne de la même manière : vous téléversez l’image de fond du certificat, également limitée à 1 Mo.
Bonnes pratiques
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Relire chaque modèle avec les mentions légales applicables à votre activité avant de le définir par défaut.
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Conserver un historique : créez une variante plutôt que d’écraser le modèle d’origine.
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Utiliser des images légères pour le cachet, la signature et le fond de certificat.
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Tester sur une session fictive avant le premier envoi réel.
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Faire valider vos conventions et conditions générales par un professionnel si nécessaire : le logiciel fournit l’outil, pas le conseil juridique.
Exemple d’organisation (illustratif)
Exemple fictif. Un organisme crée deux versions de sa convocation : l’une pour les formations en présentiel, l’autre pour les classes virtuelles. Il active la version adaptée par défaut selon son activité principale, conserve l’autre en réserve, et actualise ses conditions générales via la page Politiques. Quand l’entête change, un seul remplacement suffit pour mettre à jour l’ensemble des documents.
Foire aux questions
Peut-on avoir plusieurs modèles pour un même document ?
Oui. Vous pouvez ajouter un nouveau modèle dans chaque catégorie et choisir celui qui est actif par défaut.
Que sont les balises de la page Politiques ?
Ce sont des éléments à glisser-déposer qui insèrent automatiquement une information de l’organisme (nom, SIRET, adresse, date du jour, etc.).
Peut-on ajouter le règlement intérieur ?
Oui, en téléversant un fichier jusqu’à 1 Mo depuis la page Politiques.
Où ajouter le cachet et la signature ?
Dans la page Entête et autre de l’onglet Documents.
Les modèles remplacent-ils un conseil juridique ?
Non. Le contenu reste de la responsabilité de l’organisme : faites-le valider si nécessaire.
Pour aller plus loin
Les documents se génèrent à partir des fiches clients et apprenants : voir comment gérer les inscriptions et comment importer des clients en masse. Les champs personnalisés enrichissent vos documents, et les circuits d’automatisation permettent de les envoyer au bon moment. Pour la partie facturation, consultez le guide de la facturation électronique. Les pages fonctionnalités et tutoriels complètent la présentation, et la page Qualiopi détaille l’usage en démarche qualité.
Conclusion
Des modèles personnalisables, un modèle par défaut clairement identifié, des balises à glisser-déposer et une identité visuelle commune : l’onglet Documents de VisioFormation permet de produire des documents cohérents sans recommencer à chaque session. Il s’articule avec le suivi de la formation et l’ensemble de la gestion administrative.
Pour voir ces fonctionnalités en situation, demandez une démonstration ou essayez l’outil.
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