Piloter un organisme de formation suppose de répondre à des questions simples : combien d’absences ce mois-ci ? Quelles factures sont en retard ? Quels devis sont confirmés ? Où en sont les signatures ? Quels incidents sont à traiter ? Quand les réponses se trouvent dans plusieurs fichiers, chaque point de contrôle demande du temps et de la rigueur.
L’onglet Suivis & Bilans de VisioFormation rassemble ces indicateurs dans un logiciel de gestion pour organisme de formation. Cet article en présente les pages : suivi d’activité, absences, qualité, factures, devis, commercial, documents, incidents et bilan pédagogique et financier.
Une vue d’ensemble de l’onglet
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Page |
À quoi elle sert |
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Suivi de l’activité |
Suivre les formations, formateurs, clients (particuliers et entreprises) et apprenants |
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Suivi des absences |
Mesurer absences, retours et abandons |
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Suivi qualité (détaillé et avancé) |
Analyser les évaluations et la satisfaction |
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Suivi des factures |
Suivre statuts, échéances et chiffre d’affaires |
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Suivi des devis |
Consulter les devis des sessions et du CRM |
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Suivi commercial |
Suivre les opportunités par commercial |
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Suivi des documents |
Contrôler les documents, avec ou sans signature électronique |
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Incidents qualité |
Tenir un registre des réclamations et signalements |
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Bilan pédagogique et financier |
Préparer le BPF, avec ou sans e-learning |
Suivi de l’activité
La page d’entrée propose de choisir le suivi souhaité : formations, formateurs, clients particuliers, clients entreprises ou apprenants. Elle sert de point d’accès vers une vue par entité, utile pour retrouver rapidement l’historique d’un client ou d’un intervenant. Pour approfondir le suivi des stagiaires, voir l’article sur le suivi des apprenants et de leur progression.
Suivi des absences
La page des absences affiche quatre indicateurs : pourcentage d’absence, pourcentage de retour en formation, pourcentage d’absence sans date de retour et pourcentage d’abandon. Le tableau détaille chaque absence : créneau, formation, apprenant, motif, date de retour et type (par exemple « absence justifiée »). Un filtre par dates et un export Excel complètent la page.
L’intérêt est double : repérer rapidement un apprenant en difficulté et conserver une trace du motif, utile pour le suivi pédagogique et les justificatifs.
Suivi qualité : détaillé et avancé
Deux pages exploitent les réponses aux questionnaires : le suivi qualité détaillé, qui présente les résultats par formation, et le suivi qualité avancé, qui permet de filtrer par famille, type, questionnaire, session et période, avec plusieurs vues d’analyse et un export Excel.
Suivi qualité détaillé dans le logiciel : résultats par formation et par type
Les questionnaires qui alimentent ces pages sont créés dans l’onglet Formulaires.
Suivi des factures
La page des factures regroupe, pour la période choisie, le nombre de factures payées, non payées et en retard, le chiffre d’affaires hors taxes de l’ensemble des factures, celui des factures payées et le total des charges. Un tableau liste chaque facture avec sa date, son échéance, son destinataire, son montant, son numéro et son statut.
Suivi des factures dans le logiciel : indicateurs et filtres par période
Trois actions sont proposées : télécharger au format Excel, filtrer avec la TVA et télécharger les factures en masse (uniquement au format Factur-X). Pour créer une facture, voir l’article créer une facture dans le logiciel, et pour le contexte réglementaire, le guide de la facturation électronique.
Suivi des devis et suivi commercial
Le suivi des devis propose deux entrées : les devis rattachés aux sessions de formation et les devis du CRM. Le suivi commercial liste les opportunités avec leur date de création, le commercial, le lead, le montant HT des devis non confirmés, le montant HT confirmé, l’étape dans le tunnel et le statut. Une ligne de totaux et un export Excel facilitent l’analyse. L’ensemble s’appuie sur le CRM pour organisme de formation.
Suivi des documents et signatures électroniques
Deux pages distinguent les documents sans signature requise, avec un statut confirmé ou non confirmé, et les documents demandant une signature électronique, avec un statut signé ou non signé. On peut filtrer par période et par formation, et exporter les données. Vous voyez ainsi quels documents sont encore en attente.
Incidents qualité : réclamations et signalements
La page Incidents & signalements, rattachée aux indicateurs qualité 31 et 12 selon son intitulé, aide à recueillir les demandes, organiser les réponses et garder une trace du suivi. Elle présente des compteurs (réclamations et incidents, incidents à traiter, signalements reçus, signalements à suivre) et deux onglets : « Réclamations & incidents » et « Signalements sensibles ».
Incidents qualité dans le logiciel : registre des réclamations et signalements
Chaque dossier peut être filtré par statut (à traiter, en cours, clos), par type (à qualifier, réclamation, difficulté, aléa) et par période, puis exporté. C’est un outil utile pour documenter le traitement des réclamations, un sujet central de la démarche Qualiopi.
Bilan pédagogique et financier (BPF)
Le bilan pédagogique et financier est la déclaration annuelle adressée à l’administration. VisioFormation propose une page qui reprend la structure du formulaire officiel (voir le cerfa 10443 sur service-public.fr) : identification de l’organisme, caractéristiques, origine des produits, charges, personnes dispensant des heures de formation, types de stagiaires, objectifs des prestations, spécialités de formation et formations confiées par un autre organisme.
La page permet de régler l’exercice comptable et de renseigner le numéro de déclaration et le code NAF. Une variante, « BPF + e-learning », intègre les formations en ligne. Les montants et les effectifs sont présentés par rubrique, ce qui facilite la saisie. Pour les délais et conditions de transmission, consultez les informations publiées par le Centre Inffo et vérifiez les règles en vigueur avant dépôt (à confirmer avant publication).
Un exemple de routine de pilotage (illustratif)
Exemple fictif. Chaque lundi, la responsable d’un organisme consulte les absences de la semaine, les factures arrivées à échéance et les documents encore non signés. Chaque mois, elle contrôle le suivi qualité et clôt les incidents ouverts. En fin d’exercice, elle prépare le BPF à partir des données déjà saisies, au lieu de les reconstituer à partir de plusieurs fichiers.
Bonnes pratiques
• Saisir au fil de l’eau : les indicateurs ne sont fiables que si les données sont à jour.
• Définir un rythme de contrôle (hebdomadaire, mensuel, annuel).
• Exporter régulièrement vers Excel pour archiver des états à date.
• Documenter les incidents même mineurs : la trace est utile en audit.
• Vérifier le BPF avant dépôt, avec votre expert-comptable si besoin.
Foire aux questions
Quels indicateurs sont disponibles sur les absences ?
Pourcentage d’absence, de retour en formation, d’absence sans date de retour et d’abandon, avec le détail de chaque absence.
Peut-on suivre les factures en retard ?
Oui. La page affiche le nombre de factures payées, non payées et en retard, avec le statut de chaque facture.
Quelle différence entre les deux suivis de documents ?
L’un concerne les documents sans signature requise, l’autre les documents demandant une signature électronique.
La page incidents sert-elle pour les réclamations ?
Oui, elle permet de qualifier, suivre et clore les réclamations, difficultés et aléas, et d’exporter le registre.
Le BPF est-il pré-rempli ?
La page reprend la structure du formulaire officiel et présente les montants et effectifs par rubrique. Vérifiez toujours les données avant la déclaration.
Pour aller plus loin
Pour piloter l’activité au quotidien, notre article sur les erreurs de gestion administrative liste les points de vigilance, et celui sur la réduction des tâches administratives propose des pistes concrètes. La facture électronique pour les organismes de formation précise les échéances à venir. Pour la qualité, le passeport de prévention et l’audit Qualiopi sont traités dans des articles dédiés. Retrouvez aussi les fonctionnalités, les tutoriels et les tarifs.
Conclusion
Des indicateurs réunis au même endroit permettent de décider plus vite et de justifier plus facilement : absences, qualité, factures, devis, signatures, incidents et BPF. L’onglet Suivis & Bilans de VisioFormation s’appuie sur les données déjà saisies dans le logiciel, en lien avec la gestion des formations et le gain de temps administratif.
Pour découvrir ces suivis en situation, demandez une démonstration ou essayez l’outil.
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