Évaluer les acquis, mesurer la satisfaction, recueillir l’avis des formateurs, des entreprises ou des financeurs : un organisme de formation envoie en réalité de nombreux questionnaires, à des moments et à des publics différents. Quand ils sont répartis entre des formulaires en ligne, des fichiers Excel et des documents papier, il devient difficile de les retrouver, de les comparer et de les présenter lors d’un audit.
Cet article présente l’onglet Formulaires de VisioFormation, un logiciel de gestion pour organisme de formation qui réunit trois bibliothèques de questionnaires : les évaluations, les questionnaires de satisfaction et de qualité, et les questionnaires destinés aux prospects. Nous détaillons les types disponibles, la façon de les organiser et la manière dont les réponses alimentent le suivi qualité.
Pourquoi structurer ses questionnaires
Un questionnaire n’a de valeur que s’il est envoyé au bon moment, au bon public, puis exploité. Trois difficultés reviennent souvent :
• les questionnaires sont dupliqués d’une formation à l’autre, avec des versions qui divergent ;
• les réponses sont dispersées, ce qui empêche toute vue d’ensemble ;
• les preuves à fournir à un auditeur sont longues à rassembler.
Disposer d’une bibliothèque unique, classée par type et par moment du parcours, répond à ces trois points. C’est aussi la logique de la démarche décrite dans notre article sur la préparation de l’audit Qualiopi.
L’onglet Formulaires : trois bibliothèques
L’onglet Formulaires de VisioFormation contient trois sous-onglets.
|
Sous-onglet |
À quoi il sert |
Public concerné |
|
Évaluation |
Mesurer les acquis et la progression |
Apprenants |
|
Satisfaction & Qualité |
Recueillir les retours sur la formation |
Apprenants, formateurs, managers, entreprises, financeurs |
|
Questionnaires pour Lead |
Comprendre les besoins avant la vente |
Prospects |
Les évaluations : mesurer les acquis et la progression
La page Évaluations se présente comme une bibliothèque de questionnaires. Un bandeau indique le nombre de questionnaires actifs, de questionnaires archivés et de types de questionnaires, et un bouton permet d’en créer un nouveau.
Bibliothèque des évaluations dans le logiciel : questionnaires actifs, archivés et types
Cinq types sont proposés :
• Pré-formation : avant le début du parcours, pour situer le niveau de départ ;
• Pendant la formation : pour vérifier la compréhension en cours de route ;
• Post-formation : pour mesurer ce qui a été acquis à la fin ;
• Auto-évaluation avant : l’apprenant estime lui-même son niveau avant la formation ;
• Auto-évaluation après : même exercice à la fin, ce qui permet de comparer.
La bibliothèque propose deux onglets, « Actifs » et « Archivés », une recherche par nom et un filtre par type. Un questionnaire archivé reste lié à ses affectations et à ses réponses, et peut être réactivé : vous pouvez donc faire évoluer votre bibliothèque sans perdre l’historique.
Un exemple de parcours (illustratif)
Exemple fictif. Un organisme propose une formation de deux jours à la bureautique. Il affecte un questionnaire de pré-formation avant la session, une auto-évaluation avant et après, puis une évaluation post-formation. En comparant l’auto-évaluation avant et après, le formateur dispose d’un repère simple de la progression perçue, à rapprocher du résultat de l’évaluation.
La satisfaction et la qualité : écouter tous les publics
La page Satisfaction & Qualité a la même présentation, avec la mention « Écoutez les retours. Faites évoluer vos formations. ». Elle propose sept types :
• À chaud : le ressenti des apprenants à l’issue du parcours ;
• À froid : un retour différé, quelque temps après la formation ;
• Questionnaire libre : pour tout autre besoin de recueil ;
• Formateurs : l’avis de l’intervenant sur le déroulement ;
• Managers : le point de vue du responsable de l’apprenant ;
• Entreprises : le retour de l’entreprise cliente ;
• Financeurs : le retour du financeur.
Bibliothèque des questionnaires de satisfaction dans le logiciel
Cette diversité permet de recueillir les appréciations de toutes les parties prenantes, et pas seulement des stagiaires. Pour aller plus loin sur l’exploitation automatique de ces retours, consultez l’article sur l’IA, les preuves et les questionnaires Qualiopi.
Les questionnaires pour leads : comprendre avant de proposer
Le troisième sous-onglet est consacré aux prospects. Son objectif, indiqué sur la page, est de « mieux comprendre les besoins de vos prospects » et de transformer chaque besoin en un parcours adapté. On y retrouve par exemple un modèle de « recueil de besoin ». Ce type de questionnaire s’intègre à une démarche commerciale structurée, décrite dans notre article sur le CRM pour organisme de formation.
Du questionnaire à l’analyse : le suivi qualité
Les réponses ne restent pas isolées. Deux pages de l’onglet Suivis & Bilans les exploitent.
Le suivi qualité détaillé présente, pour chaque formation et chaque année, le nombre de stagiaires et les résultats par type de questionnaire (évaluation avant, pendant, après, auto-évaluations, satisfaction à chaud et à froid, questionnaires aux formateurs, financeurs, managers et entreprises), avec une moyenne d’évaluation, une moyenne de satisfaction et une moyenne générale. Les données peuvent être filtrées par nom de formation et par période, puis exportées vers Excel.
Suivi qualité détaillé dans le logiciel : résultats par formation et par type de questionnaire
Le suivi qualité avancé est un espace de pilotage plus fin. Vous pouvez restreindre le périmètre par famille de questionnaire (évaluation des acquis, satisfaction, auto-évaluation), par type ou moment, par questionnaire, par répondant, par entreprise, par session et par date, et définir un seuil de réussite. Plusieurs vues sont proposées : réponses individuelles, sessions et questions, bilan entreprises, bilan répondants, bilan annuel et analyse des questions. Un export Excel est également disponible.
Bonnes pratiques pour des questionnaires utiles
• Nommer clairement chaque questionnaire (type, public, formation) pour le retrouver facilement.
• Limiter la longueur : un questionnaire court est plus souvent complété.
• Prévoir le retour à froid : il demande de planifier l’envoi plusieurs semaines après la fin de la session.
• Archiver plutôt que supprimer : l’historique reste disponible pour l’audit.
• Relire les résultats régulièrement et noter les actions d’amélioration décidées.
Exemples de situations (illustratifs)
Exemples fictifs.
|
Situation |
Questionnaire à utiliser |
Intérêt |
|
Positionner un stagiaire avant une formation technique |
Évaluation pré-formation |
Adapter le rythme |
|
Mesurer le ressenti en fin de session |
Satisfaction à chaud |
Corriger rapidement |
|
Savoir si la formation est appliquée en entreprise |
Satisfaction à froid ou questionnaire manager |
Mesurer l’impact |
|
Recueillir l’avis de l’intervenant |
Questionnaire formateur |
Améliorer l’organisation |
|
Qualifier une demande entrante |
Questionnaire pour lead |
Proposer une formation adaptée |
Foire aux questions
Quels types d’évaluation sont disponibles ?
Cinq types : pré-formation, pendant la formation, post-formation, auto-évaluation avant et auto-évaluation après.
Peut-on recueillir l’avis des entreprises et des financeurs ?
Oui. La bibliothèque Satisfaction & Qualité comprend des types dédiés aux formateurs, aux managers, aux entreprises et aux financeurs.
Que devient un questionnaire archivé ?
Il reste lié à ses affectations et à ses réponses, et peut être réactivé à tout moment.
Où consulter les résultats ?
Dans les pages Suivi qualité détaillé et Suivi qualité avancé de l’onglet Suivis & Bilans, avec filtres et export Excel.
Les questionnaires peuvent-ils servir à préparer un audit ?
Ils constituent des éléments de preuve sur l’évaluation et le recueil des appréciations. Le détail dépend de votre démarche de certification : voir notre article sur la préparation à l’audit Qualiopi.
Pour aller plus loin
Les questionnaires s’intègrent à une démarche plus large. Pour l’organiser, vous pouvez consulter notre page sur le logiciel Qualiopi pour organisme de formation et notre article sur les évolutions du décret Qualiopi 2026. Pour envoyer les questionnaires sans intervention manuelle, découvrez les circuits d’automatisation. Pour adapter vos fiches aux besoins de votre activité, les champs personnalisés sont décrits dans un article dédié. Enfin, la page des fonctionnalités et les tutoriels présentent le logiciel en détail, et la page tarifs précise l’offre. Les actualités sur l’IA pour organisme de formation complètent ce panorama.
Conclusion
Centraliser les questionnaires, c’est gagner en cohérence : une bibliothèque classée par type, des publics variés, un historique conservé et une analyse accessible en quelques clics. VisioFormation réunit ces éléments dans un seul environnement, en lien avec la gestion des apprenants et le suivi des formations.
Pour voir comment cela s’applique à votre organisme, demandez une démonstration ou essayez l’outil.
☞ Demander une démo gratuite pour découvrir VisioFormation